19/01/2023 - Identifique os ‘ladrões de tempo’ e melhore sua produtividade

Você já notou que, ultimamente, nós estamos cada vez mais ocupados? São diversas tarefas que se acumulam ao longo do nosso dia, sejam profissionais ou pessoais. Isso quer dizer que a nossa produtividade está maior? Nem sempre!

Muitas vezes, nós estamos tão focados em fazer tudo para todos, que acabamos caindo nas armadilhas dos ‘ladrões do tempo’. Quando identificados e devidamente excluídos de sua rotina, vão permitir que você seja muito mais produtivo em sua jornada de trabalho.

Quer saber mais sobre como alcançar uma maior produtividade e eliminar os ‘ladrões do tempo’? Continue a leitura deste artigo!

O que são os ‘ladrões do tempo’?

Ladrões do tempo nada mais são do que comportamentos que muitas vezes parecem inofensivos, mas podem ser muito prejudiciais à sua produtividade.

Dentre esses comportamentos, podemos citar a falta de planejamento, a procrastinação e até mesmo aquele colega que fica interrompendo você durante uma atividade de trabalho.

A seguir, você vai ver algumas dessas armadilhas:

Procrastinação: Todos nós temos algumas atividades que não gostamos de fazer e que costumamos adiar regularmente. De certa forma, procrastinar é muito comum, porém tornar isso um hábito pode fazer você perder o controle das tarefas.

Falta de planejamento: Não planejar aumenta muito suas chances de não conseguir gerir corretamente o seu tempo e, ainda pior, aumenta a probabilidade de não conseguir alcançar os resultados desejados para o seu negócio.

Não saber dizer “não”: Quanto mais tarefas assumimos, maior a chance de não as encerrar. Evite assumir atividades pouco importantes que interrompam sua rotina. Exercite e aprenda a dizer “não” para aquilo que não for diretamente útil ou relevante.

Distrações: São atividades simples, mas que geram desatenção e interrupções ao longo do dia. As mais comuns são consultas excessivas a e-mails, sites e redes sociais, além das reuniões improdutivas.

Quais os impactos que eles geram na nossa rotina?

Quando falamos das distrações, por exemplo, elas não tiram apenas aqueles minutos que levamos para checar as redes sociais. Nós chegamos a perder muito mais tempo de trabalho toda vez que somos interrompidos no meio de uma tarefa.

Isso porque, nos minutos que se seguem à distração, você não está produzindo nem trabalhando, apenas tentando retomar o foco perdido

Na prática, quem confere a caixa de entrada o tempo todo não tem nada a ganhar, além de uma ansiedade aumentada por ver sua lista de tarefas crescendo e não  dar conta de finalizá-la.

No caso das redes sociais e outros serviços da internet, é preciso entender que eles têm seu espaço dentro da rotina de trabalho, mas não devem tomar conta do seu tempo.

 

Dicas para uma jornada mais produtiva

Para te ajudar a combater os ‘ladrões do tempo’, nossos especialistas prepararam uma lista com várias dicas. Vamos lá?

1. Concentre-se em uma única tarefa por vez

Você já ficou com a sensação de que trabalhou durante todo o dia e não conseguiu terminar quase nada? Pois é, o dia a dia de um empreendedor é atribulado e cheio de situações não planejadas. Que tal reduzir os imprevistos? Uma maneira bastante simples é dividir todas as suas tarefas em pequenas etapas, pois elas ajudarão você a se concentrar em uma coisa de cada vez. Assim, é possível fazer tudo bem-feito e longe de distrações desnecessárias.

2. Organize as atividades similares

Quando existem muitas atividades e você não sabe por onde começar, tente organizá-las em “blocos” que tenham características similares. Por exemplo: bloco de visitas externas (clientes, bancos, fornecedores) e bloco de atividades internas (resposta de e-mails, envio de orçamentos a clientes, noticiários, atualização de redes sociais). Você pode fazer essa organização com apoio de etiquetas adesivas, painéis de parede, planilhas ou aplicativos no celular.

3. Anote suas atividades diárias

Que tal verificar quanto tempo você vem dedicando à cada atividade diária? Talvez você leve um grande susto, mas anotar de hora em hora o que foi feito pode ajudar a identificar onde há desperdícios. A partir das anotações, você pode adotar novas práticas e rotinas gradualmente até se sentir confortável para abandonar seu registro.

4. Estabeleça prazos para todas as tarefas

Não saber quanto tempo você levará para realizar alguma atividade pode ser angustiante e aumentar ainda mais sua procrastinação. Portanto, atribua prazos a si mesmo. Essa prática ajudará você a mapear o volume de trabalho e priorizar aquilo que for mais importante para respeitar o tempo planejado.

5. Conte com a ajuda da tecnologia

Existem muitas opções boas, simples e gratuitas para ajudar você a organizar suas tarefas e, principalmente, seu tempo. E o melhor é que elas podem estar na palma da sua mão ou no seu bolso ao longo de todo o dia.

Teste aplicativos e ferramentas online que prometem ajudar a organizar seu dia: calendários online, organizadores de tarefas, contabilizadores de tempo, quadros de atividades, gerenciadores de projetos, entre outros.

Por Sebrae/SP