Instruções para a declaração de Relação Anual de Informações Sociais (RAIS) ano-base 2018

O Ministro de Estado da Economia, Paulo Guedes, divulgou em 14 de fevereiro de 2019, por meio de publicação no Diário Oficial da União, Seção 1, Nº 33, a Portaria nº 39/2019, aprovando as instruções para a declaração da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), bem como o Manual de Orientação da RAIS, relativos ao ano-base 2018. 

A Relação Anual de Informações Sociais constitui um importante instrumento de coleta de dados para o Governo Federal, visando acompanhar os setores que empregam, além de possibilitar a elaboração de estudos e estatísticas do trabalho.

Também serve como insumo para a elaboração de legislações do trabalho, para controle dos registros do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS), dos sistemas de arrecadação e concessão de benefícios previdenciários e de concessão do abono salarial PIS/PASEP, entre outros. 

De acordo com o artigo 2º da portaria, estão obrigados a declarar a RAIS:

  • Empregadores urbanos e rurais;
  • Filiais, agências, sucursais, representações ou quaisquer outras formas de entidades vinculadas à pessoa jurídica domiciliada no exterior;
  • Autônomos ou profissionais liberais que tenham mantido empregados no ano-base;
  • Órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos governos federal, estadual, do Distrito Federal e municipal;
  •  Conselhos profissionais, criados por lei, com atribuições de fiscalização do exercício profissional, e as entidades paraestatais;
  • Condomínios e sociedades civis;
  • Cartórios extrajudiciais e consórcios de empresas. 

INFORMAÇÕES SINDICAIS

É importante ressaltar que, além de precisar relacionar na RAIS não apenas os vínculos laborais existentes em 31 de dezembro de 2018, mas também os havidos no curso do ano-base (2018), os empregadores deverão ainda informar os quantitativos de arrecadação das contribuições sindicais devidas aos sindicatos das respectivas categorias econômicas e profissionais ou das profissões liberais e as respectivas entidades sindicais beneficiárias, bem como a entidade sindical à qual se encontram filiados e os empregados que tiveram desconto de contribuição associativa, com a identificação da entidade sindical beneficiária, considerando a redação dada pela Lei nº 13.467/2017, nos casos em que o desconto da contribuição sindical tenha sido prévia e expressamente autorizado.

RAIS NEGATIVA

De acordo com a Portaria, o estabelecimento inscrito no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ) que não manteve empregados ou que permaneceu inativo no ano-base está obrigado a entregar a RAIS NEGATIVA, preenchendo apenas os dados a ela pertinentes. Lembrando que a exigência da apresentação da RAIS NEGATIVA não se aplica ao Microempreendedor Individual.  

COMO FAZER

As informações exigidas para o preenchimento da RAIS encontram-se no Manual de Orientação da RAIS, edição 2018, disponível na internet nos endereços http://trabalho.gov.br/rais e http://www.rais.gov.br. As declarações deverão ser fornecidas por meio da internet, mediante utilização do programa gerador de arquivos da RAIS (GDRAIS2018), obtido em um dos endereços indicados acima.

Ressalta-se que é obrigatória a utilização de certificado digital válido padrão ICP Brasil para a transmissão da declaração da RAIS por todos os estabelecimentos que possuam a partir de 11 vínculos, exceto para a transmissão da RAIS NEGATIVA e para os estabelecimentos que possuam menos de 11 vínculos.

As declarações, conforme reza a Portaria, poderão ser transmitidas com o certificado digital de pessoa jurídica, emitido em nome do estabelecimento, ou certificado digital do responsável pela entrega da declaração, sendo que este pode ser um CPF ou um CNPJ.

PRAZO PARA A ENTREGA

O prazo para a entrega da declaração da RAIS, que não será prorrogado, inicia-se dois dias a partir da data desta publicação e encerra-se no dia 5 de abril de 2019, ficando sujeito à multa o empregador que não entregar a RAIS no referido prazo, omitir ou prestar declaração falsa ou inexata.

Vencido o prazo de que trata o parágrafo acima, a declaração da RAIS 2018 e as declarações de exercícios anteriores gravadas no GDRAIS Genérico, disponível nos endereços eletrônicos http://portal.mte.gov.br/index.php/rais e http://www.rais.gov.br, deverão ser transmitidas por meio da internet. Havendo inconsistências no arquivo da declaração que impeçam o processamento das informações, o estabelecimento deverá reencaminhar cópia do arquivo.

O empregador que não entregar a RAIS no prazo previsto, omitir informações ou prestar declaração falsa ou inexata, ficará sujeito à multa a partir de R$ 425,64, acrescidos de R$ 106,40 por bimestre de atraso, contados até a data de entrega da RAIS respectiva ou da lavratura do auto de infração.

PRAZO PARA GUARDAR A RAIS

Todos os estabelecimentos obrigados a declarar a RAIS deverão manter arquivados, durante cinco anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações relativas ao Ministério da Economia, tais como: relatório impresso ou a cópia dos arquivos; e o recibo de entrega da RAIS.

Para obter mais informações sobre o Manual da RAIS e da Portaria nº 1.464, de 30 de dezembro de 2018, clique no link http://www.rais.gov.br/sitio/download.jsf

ESOCIAL

Por fim, é importante lembrar que, apesar de o eSocial ter por objetivo extinguir cerca de 15 obrigações acessórias, dentre elas a RAIS, a sua extinção não é automática e dependerá de ato próprio órgão do Governo.

Dessa forma, mesmo para aqueles que já estão transmitindo as informações pelo eSocial, devem encaminhar a RAIS 2019 normalmente.