Quais são as obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias das empresas?

 

As obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias que as empresas precisam cumprir no Brasil não se resumem ao recolhimento de tributos.

Além da alta carga tributária, os empresários precisam se responsabilizar por uma série de “deveres” para manter-se em situação regular e evitar colocar em risco os negócios.

São declarações, regulamentações e rotinas que devem observadas.

Depois de se constituírem como tal, todas as Pessoas Jurídicas e equiparadas, independentemente do seu enquadramento jurídico ou forma de contribuição perante o Imposto de Renda devem arcar com alguns compromissos ante a Legislação Comercial, o Fisco, o Ministério do Trabalho e a Previdência Social.

Essas são as chamadas “obrigações comuns”.

Por outro lado, existem também as obrigações “especiais”, atribuídas de acordo com a classificação na qual as empresas se enquadram (Lucro Real, Lucro Presumido, Simples Nacional, PJs isentas, PJs imunes ou organizações dispensadas).

E há também aquelas bem específicas, como as normas para as indústrias e as regras para autônomos e profissionais liberais.

Visto que a lista de encargos é bem extensa e costuma gerar muitas dúvidas, neste artigo vamos descrever as principais obrigações contábeis, fiscais, previdenciárias e trabalhistas das empresas.

Continue lendo para esclarecer todas as suas dúvidas!

 

Regularização da empresa

Abrir uma empresa, infelizmente, não se trata apenas de estar de portas abertas pronto para começar a produzir ou prestar serviços.

O primeiro passo e, portanto, a primeira obrigação que permitirá o início do funcionamento consiste em fazer com que a empresa esteja legalmente constituída.

 

Abertura: quadro societário, regime tributário, CNPJ, NFs

A regularização de um empreendimento não implica em simplesmente ter um CNPJ, mas na definição do quadro societário, no registro em todos os órgãos envolvidos, na solicitação de acesso a emissão de Notas Fiscais.

E não para por aí: há ainda a determinação da atividade econômica (CNAE) e a decisão sobre o regime tributário – que define o total de impostos que a empresa deverá pagar – que são duas etapas fundamentais.

 

Contrato Social

O contrato social também é uma obrigatoriedade, pois se trata da certidão de nascimento de uma empresa.

Esse documento estabelece as condições de funcionamento do negócio, o acordo entre os sócios e detalha pontos importantes, como a participação, a administração, a distribuição de lucros e a deliberação entre os sócios.

 

Contabilidade

Muitas pessoas não sabem, mas a contabilidade é obrigatória por lei para as pessoas jurídicas.

Responsável por controlar o patrimônio e gerenciar os negócios, além de fazer com que a empresa atenda as necessidades do Fisco, ela também pode auxiliar no controle financeiro e econômico e ser uma ótima ferramenta de planejamento e gestão do empreendimento.

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Obrigações contábeis

Balanço Patrimonial

Todas as empresas, exceto os Microempreendedores Individuais (MEI) são obrigados a apresentar o balanço patrimonial. Esse documento é um demonstrativo contábil completo de todos os bens adquiridos e as despesas pagas pela empresa.

O balanço mostra a posição patrimonial e financeira da empresa e deve ser feito anualmente. Falamos mais sobre o balanço patrimonial neste artigo.

 

Livros e SPED Contábil

O Livro Diário é uma das obrigações contábeis das empresas, juntamente com o Livro Razão. O primeiro serve para registrar as operações da empresa no dia a dia.

O Livro Razão, por sua vez tem a finalidade de demonstrar a movimentação analítica das contas escrituradas no diário e constantes no balanço.

A boa notícia, porém, é que atualmente, tanto esses livros quanto os balancetes, balanços e fichas de lançamento podem ser enviados de forma eletrônica através do SPED Contábil.

O Sistema Público de Escrituração Digital é obrigatório para empresas que tributam pelo Lucro Real.

 

Obrigações fiscais e tributárias

IRPJ

O Imposto de Renda para Pessoa Jurídica é um tributo que incide diretamente sobre a arrecadação das empresas. Ele é recolhido pela Receita Federal e tem diferentes tipos de tributação: lucro real, lucro presumido, lucro arbitrado. Para saber mais sobre o IRPJ, leia este artigo.

 

IRRF

O Imposto de Renda Retido na Fonte (também conhecido como IRF) é uma obrigação tributária principal na qual a PJ ou equiparada deve reter do beneficiário da renda o imposto correspondente de acordo com os termos estabelecidos pelo Regulamento do Imposto de Renda.

 

DIRF

A DIRF é a Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte.

Essa obrigação acessória independe do tipo de tributação perante o IRPJ e serve para que a fonte pagadora – no caso, as empresas – informem à Receita sobre a retenção e a identificação do beneficiário.

Assim como em todas as outras declarações obrigatórias, o atraso ou a ausência do envio repercutem na aplicação de multas.

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DCTF

As empresas que recolhem pelo Lucro Presumido e Lucro Real estão obrigadas a fazer a Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais.

A sua função é informar à Receita todos os dados referentes aos valores devidos de vários tributos e contribuições federais e aqueles utilizados na sua quitação.

 

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal é um dos braços do SPED, o sistema digital que simplifica o envio, o arquivamento e a validação das obrigações tributárias.

ECF foi implantada a partir do ano-calendário 2014 e interliga os dados contábeis e as informações fiscais relacionadas à apuração do IRPJ e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL). Explicamos tudo sobre a escrituração aqui.

 

SPED Fiscal ICMS/IPI

Os contribuintes de Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) possuem uma série de obrigações acessórias ao Fisco. Para que esse processo fique mais simples, criou-se oSPED Fiscal ou Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Trata-se de um arquivo digital no qual se deve registrar os documentos fiscais referentes aos demonstrativos de apuração do ICMS, IPI e outros dados relevantes.

 

DASN

A Declaração Apuração da Arrecadação do Simples Nacional é uma obrigação das empresas enquadradas nesse regime.

Mesmo que não tenham faturado, elas devem apresentar a DASN anualmente com o resultado de todas as operações realizadas. Se você tiver alguma dúvida sobre este item, leia os esclarecimentos aqui.

 

Declaração de inativa

Ao contrário do que muitos pensam, uma empresa inativa também tem obrigações contábeis, fiscais e previdenciárias a cumprir.

Empresas que tributam pelo Lucro Presumido, por exemplo, mas que não realizam operações ou não tiveram faturamento estão obrigadas a entregar a Declaração de Inativa. Ela deve ser enviada anualmente e o seu atraso ou falta de envio resulta em multa.

 

Obrigações trabalhistas e previdenciárias

Pró-labore

Além das obrigações contábeis e fiscais, existem também as trabalhistas e previdenciárias. O pró-labore é o “salário dos sócios”.

Normalmente ele é definido no contrato social e sobre esse valor deve ser retido um percentual de 11% referentes ao INSS. Muitas vezes não é fácil determinar o valor ideal desse item, falamos sobre isso em um outro texto.

 

Folha de pagamento

Além de estar obrigado a pagar os salários e as férias seguindo as regras base para esses cálculos, é preciso fazer a folha de pagamento.

Um documento fundamental da empresa, ela comprova o pagamento dos salários aos funcionários e atesta o recolhimento de impostos, INSS e verbas trabalhistas.

 

GFIP

A GFIP é a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social. Ela é obrigatória a todas as pessoas jurídicas e equiparadas, inclusive para aquelas que não possuem empregados e não recolhem para o FGTS.

Desde 1999, a GFIP substituiu a Guia de Recolhimento do FGTS (GRE). Ela é muito importante, pois é a partir do seu envio que são geradas as guias de pagamento do FGTS e do INSS.

Pagamento de guias sociais com valor de INSS e FGTS

Do mesmo modo que em relação às obrigações fiscais há pagamento dos

impostos, diante das obrigações trabalhistas o empresário deve realizar o pagamento das guias sociais, referentes ao valor do INSS e do FGTS.

A guia do INSS é constituída por retenções sobre a folha de pagamento e valores de contribuições patronais e terceiros. Há casos, porém, em que estas últimas são pagas à parte.

 

RAIS

Para fornecer ao Ministério do Trabalho informações sobre as relações de trabalho e acerca do mercado no qual estão inseridas, as empresas estão obrigadas a fazer a Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).

Essa declaração deve ser entregue todos os anos, e mesmo quem não possui funcionários deve enviá-la – neste caso chama-se RAIS Negativa.

O documento é utilizado para fins estatísticos e no cálculo de crédito e pagamento do abono anual do PIS aos empregados.

 

CAGED

O Cadastro Geral dos Empregados e Desempregados é mais uma obrigação trabalhista. Ele serve para informar ao Ministério do Trabalho todas as movimentações no quadro de empregados do empreendimento.

Todas as demissões, admissões e transferências de funcionários contratados pelo regime da CLT devem ser mensalmente informadas por meio eletrônico.

 

DIRF

A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte está citada outra vez porque as retenções de IR podem atingir também os funcionários e os demais serviços tomados pela empresa.

Por essa razão, ela é uma obrigação acessória ligada tanto à área trabalhista, quanto à área fiscal.

Informes de Rendimentos Financeiros – PF e PJ

Após a entrega da DIRF, o empreendedor (fonte pagadora) está obrigado a fornecer os Informes de Rendimentos referentes aos valores pagos à pessoa Física ou Jurídica que estejam sujeitos à retenção do imposto de renda retido na fonte.

No caso dos funcionários, por exemplo, esse documento permite que seja feita corretamente a Declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física.

Programas estabelecidos pelo Ministério do Trabalho: PPRA e PCMSO

Apesar de ser de carácter diferente, a elaboração e a implementação de alguns programas específicos também são obrigações associadas à questão trabalhista e definidas por Normas Regulamentadoras do Ministério do Trabalho.

O Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO) objetiva promover e preservar a saúde das pessoas que trabalham em empresas. O Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA) também tem o objetivo de proteger a saúde e a integridade dos funcionários.

Contudo, nesse caso ele serve para antecipar, reconhecer, avaliar e controlar riscos ambientais existentes ou iminentes, considerando a preservação do meio ambiente e dos recursos naturais.

Rotinas que garantem o sucesso dos negócios

Além de cumprir todas as obrigações contábeis, tributárias, trabalhistas e outras perante o governo, as empresas também precisam cumprir rotinas indispensáveis à sua, digamos, “saúde”.

A gestão financeira é uma das tarefas fundamentais em uma empresa e deve ser uma preocupação diária.

Nesse sentido, a contabilidade de custos desempenha um papel fundamental e os cálculos nela envolvidos também podem ser utilizados como uma ferramenta de apoio para decisões.

Além do controle dos custos, dos gastos e das contas a pagar e a receber, também é necessário assegurar a manutenção de rotinas operacionais.

Possuir o controle do estoque, fazer contato com os fornecedores, manter os preços dos produtos ou serviços atualizados são algumas delas.

Há, portanto, inúmeras responsabilidades a serem cumpridas e atividades essenciais a serem realizadas para que um negócio funcione de modo regular e ao mesmo tempo cresça e se desenvolva.

Contar com profissionais da contabilidade que têm conhecimento vasto sobre todas as obrigações de uma empresa – lembrando que aqui citamos as principais – garante menos dores de cabeça e muito mais chances de sucesso.

 

Fonte: Osayk, https://bit.ly/2nl0BOS